作業標準のススメ

会社の成長を加速させる「作業標準」のススメ

現代のビジネス環境では、効率的かつ効果的な業務運営が求められています。
その中で、作業標準というツールは非常に重要です。

作業標準を導入し、そして時代や会社の変化に合わせて見直しすることにより、業務の質を維持しつつ、業務プロセスの効率化や更なる改善が可能となります。

今回のコラムでは、作業標準の必要性から作り方、その後のメンテナンスまで、あなたの会社の成長を支えるための知識を、分かりやすく解説していきます。
ぜひ、あなたの会社の未来のために、このツールを活用してください。

1. なぜ作業標準が必要なのか？

■作業標準がないとどうなる？

もしあなたの会社に作業標準がなかったら、どんなことが起こるでしょうか？
例えば…
・人によってやり方が違う
同じ仕事でも、担当者によって手順や品質にバラつきが出てしまう。

・ミスや手戻りが増える
非効率なやり方が繰り返され、ミスや手戻りが増え、余計な時間やコストがかかる。

・新人がなかなか育たない
教える人によって教え方がバラバラで、新人が業務を覚えられない。

・業務の属人化が進む
特定の人しか業務内容を把握しておらず、その人がいなくなると業務が回らない。

・改善が進まない
業務が標準化されていないため、どこを改善すれば良いかが見つけにくい。
また、品質不良の真因把握にも時間が掛かることでしょう

これらの問題は、会社全体の生産性を下げ、成長の妨げになります。

■作業標準がもたらす５つのメリット
作業標準を導入することで、これらの問題を解決し、会社に様々なメリットをもたらします。

・業務の効率化
作業手順が明確になることで、無駄な時間や労力を削減でき、業務効率が向上します。

・品質の安定化
誰が担当しても同じ手順で作業するため、品質バラつきがなくなり、品質が安定します。

・教育コストの削減
作業手順が標準化されているため、新人がスムーズに業務を習得でき、教育にかかる時間やコストを削減できます。

・属人化の解消
作業手順が共有されるため、特定の担当者に業務が集中することなく、誰でも対応できるようになります。

・業務改善の促進
標準化された手順を基に、改善点を見つけやすくなり、継続的な業務改善につながります。

このように作業標準は、あなたの会社の成長を支える力強い味方となるでしょう。

2. 作業標準はどうやって作る？

■作業標準作成の５ステップ
作業標準は、以下の５つのステップで作ることができます。

①対象業務の選定
まずは、どの業務を標準化するかを決めましょう。特に、頻繁に行う業務や、品質にバラつきが出やすい業務から始めるのがおすすめです。

②現状の業務分析
選定した業務について、現在の作業手順を細かく洗い出し、記録します。
誰が、いつ、どこで、何を、どのように行っているのかを明確にします。
ビデオや写真などを活用すると、より正確に把握できます。

③理想の作業手順の作成
現状の業務分析結果を基に、最も効率的で、品質の高い作業手順を考えます。
無駄な作業はないか、より良い方法はないか、チームで話し合いましょう。
客観的な視点を取り入れるために、第三者の意見を聞くのも有効です。

④作業標準書の作成
作成した理想の作業手順を、誰が見ても分かりやすいように文書化します。
図や写真などを活用して、視覚的に分かりやすくすることも大切です。
時間や長さ、重さは、曖昧にせずに数値化することも大切です。

⑤作業標準書の共有と実施
作成した作業標準書を、関係者全員に共有し、実際に業務で使ってみましょう。
最初は戸惑うかもしれませんが、慣れてくると効率が良くなることを実感できるはずです。

■作業標準を作る時の３つのコツ
作業標準を作る際には、以下の３つのコツを意識しましょう。

①シンプルに
複雑な手順は分かりにくく、実践しにくいため、誰でも理解できるシンプルな手順を目指しましょう。

②具体的に
抽象的な表現は避け、具体的な言葉や数値を使い、誰が読んでも同じように理解できるようにしましょう。

③現場目線で
現場の担当者の意見を積極的に取り入れ、机上の空論にならないように、現場で本当に役立つ作業標準を作りましょう。

■作業標準に盛り込むべき５つの項目
作業標準書には、以下の５つの項目を盛り込むと良いでしょう。

・目的：その作業の目的を明確に記載します。
・準備物：作業に必要な道具や材料などを記載します。
・手順：作業の手順を、順番に具体的に記載します。
　　　　数値化できるものは、数値化します。
・注意点：作業時に注意すべき点やコツを記載します。
・確認事項：作業中や作業後に確認すべき項目を記載します。
　　　　　規格は、出来るだけ数値化します。

これらの項目を網羅することで、作業標準書がより分かりやすく、実践的なものになります。