会社の成長を加速させる「作業標準」のススメ現代のビジネス環境では、効率的かつ効果的な業務運営が求められています。その中で、作業標準というツールは非常に重要です。作業標準を導入し、そして時代や会社の変化に合わせて見直しすることにより、業務の質を維持しつつ、業務プロセスの効率化や更なる改善が可能となります。今回のコラムでは、作業標準の必要性から作り方、その後のメンテナンスまで、あなたの会社の成長を支えるための知識を、分かりやすく解説していきます。ぜひ、あなたの会社の未来のために、このツールを活用してください。目次1. なぜ作業標準が必要なのか？　　作業標準がないとどうなる？　　作業標準がもたらす５つのメリット2. 作業標準はどうやって作る？　　作業標準作成の５ステップ　　作業標準を作る時の３つのコツ　　作業標準に盛り込むべき５つの項目3. 作った後のメンテナンスが超重要！　　なぜメンテナンスが必要なの？　　メンテナンスで業務改善につなげる方法　　メンテナンス時の３つの注意点4. まとめ：作業標準は成長のエンジン1. なぜ作業標準が必要なのか？ ■作業標準がないとどうなる？もしあなたの会社に作業標準がなかったら、どんなことが起こるでしょうか？例えば…・人によってやり方が違う同じ仕事でも、担当者によって手順や品質にバラつきが出てしまう。・ミスや手戻りが増える非効率なやり方が繰り返され、ミスや手戻りが増え、余計な時間やコストがかかる。・新人がなかなか育たない教える人によって教え方がバラバラで、新人が業務を覚えられない。・業務の属人化が進む特定の人しか業務内容を把握しておらず、その人がいなくなると業務が回らない。・改善が進まない業務が標準化されていないため、どこを改善すれば良いかが見つけにくい。また、品質不良の真因把握にも時間が掛かることでしょうこれらの問題は、会社全体の生産性を下げ、成長の妨げになります。 ■作業標準がもたらす５つのメリット作業標準を導入することで、これらの問題を解決し、会社に様々なメリットをもたらします。・業務の効率化作業手順が明確になることで、無駄な時間や労力を削減でき、業務効率が向上します。・品質の安定化誰が担当しても同じ手順で作業するため、品質バラつきがなくなり、品質が安定します。・教育コストの削減作業手順が標準化されているため、新人がスムーズに業務を習得でき、教育にかかる時間やコストを削減できます。・属人化の解消作業手順が共有されるため、特定の担当者に業務が集中することなく、誰でも対応できるようになります。・業務改善の促進標準化された手順を基に、改善点を見つけやすくなり、継続的な業務改善につながります。このように作業標準は、あなたの会社の成長を支える力強い味方となるでしょう。2. 作業標準はどうやって作る？■作業標準作成の５ステップ作業標準は、以下の５つのステップで作ることができます。①対象業務の選定まずは、どの業務を標準化するかを決めましょう。特に、頻繁に行う業務や、品質にバラつきが出やすい業務から始めるのがおすすめです。② 現状の業務分析選定した業務について、現在の作業手順を細かく洗い出し、記録します。誰が、いつ、どこで、何を、どのように行っているのかを明確にします。ビデオや写真などを活用すると、より正確に把握できます。③ 理想の作業手順の作成現状の業務分析結果を基に、最も効率的で、品質の高い作業手順を考えます。無駄な作業はないか、より良い方法はないか、チームで話し合いましょう。客観的な視点を取り入れるために、第三者の意見を聞くのも有効です。④ 作業標準書の作成作成した理想の作業手順を、誰が見ても分かりやすいように文書化します。図や写真などを活用して、視覚的に分かりやすくすることも大切です。時間や長さ、重さは、曖昧にせずに数値化することも大切です。⑤作業標準書の共有と実施作成した作業標準書を、関係者全員に共有し、実際に業務で使ってみましょう。最初は戸惑うかもしれませんが、慣れてくると効率が良くなることを実感できるはずです。 ■作業標準を作る時の３つのコツ作業標準を作る際には、以下の３つのコツを意識しましょう。①シンプルに複雑な手順は分かりにくく、実践しにくいため、誰でも理解できるシンプルな手順を目指しましょう。②具体的に抽象的な表現は避け、具体的な言葉や数値を使い、誰が読んでも同じように理解できるようにしましょう。③現場目線で現場の担当者の意見を積極的に取り入れ、机上の空論にならないように、現場で本当に役立つ作業標準を作りましょう。 ■作業標準に盛り込むべき５つの項目作業標準書には、以下の５つの項目を盛り込むと良いでしょう。・目的：その作業の目的を明確に記載します。・準備物：作業に必要な道具や材料などを記載します。・手順：作業の手順を、順番に具体的に記載します。　　　　数値化できるものは、数値化します。・注意点：作業時に注意すべき点やコツを記載します。・確認事項：作業中や作業後に確認すべき項目を記載します。　　　　　規格は、出来るだけ数値化します。これらの項目を網羅することで、作業標準書がより分かりやすく、実践的なものになります。3. 何よりもメンテナンスが超重要！ ■なぜメンテナンスが必要なの？作業標準は、一度作ったら終わりではありません。なぜなら、会社の状況や外部環境は常に変化しているからです。・新しい技術の導入新しい機械やシステムが導入されたら、作業手順も変わる可能性があります。・業務内容の変化新しい商品やサービスが生まれたり、顧客のニーズが変われば、業務内容も変化します。・法改正関連する法律が改正された場合、作業手順を見直す必要が出てきます。・社員のスキルアップ社員のスキルが向上すれば、より効率的な作業手順が見つかるかもしれません。このような変化に対応するために、定期的に作業標準を見直し、常に最新の状態に保つ必要があるのです。 ■メンテナンスで業務改善につなげる方法作業標準のメンテナンスは、単に手順を修正するだけではありません。業務改善につなげるためのチャンスでもあります。・定期的な見直し定期的に作業標準を見直し、現状の業務と合っているか、非効率な部分はないかを確認します。・現場からのフィードバック現場の担当者から、作業標準に対する意見や改善案を積極的に集めます。・成功事例の共有より効率的に作業できている担当者のやり方を参考に、作業標準を改善します。 ・データ分析作業時間やミス率などのデータを分析し、改善が必要な箇所を特定します。これらの方法を実践することで、作業標準は常に進化し、業務効率の向上に貢献します。 ■メンテナンス時の３つの注意点メンテナンスを行う際には、以下の３つの注意点を意識しましょう。・頻繁な変更は避ける頻繁に作業標準を変更すると、現場が混乱する可能性があります。変更する際には、その理由や目的を十分に説明し、現場の理解を得ることが大切です。・一部だけを変えない一つの作業手順を変更する場合は、それに影響する他の手順も合わせて見直す必要があります。・見直しの記録を残すいつ、どのような理由で、どのように作業標準を変更したかを記録に残すことで、後で確認しやすくなります。4. まとめ：作業標準は成長のエンジン作業標準は、あなたの会社の成長を加速させるための、まさに「エンジン」です。 業務効率の向上 品質の安定化 教育コストの削減 属人化の解消 業務改善の促進これらのメリットは、あなたの会社をより強く、より成長させてくれます。作業標準を作ることは、決して簡単なことではありません。しかし、根気強く、現場の意見を取り入れながら、メンテナンスを続けることで、必ず成果が出ます。あなたの会社が、作業標準というツールを使って、更なる発展を遂げることを心から願っています。もし、経営改善にお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。貴社の状況に合わせて、最適なご提案、ご支援をさせていただきます。申込フォーム　又は、電話（0463-59-9036）にて、お願いします。